El ecosistema web de tu universidad: constuyendo una visión cohesionada con Griddo

Los canales digitales de las Universidades han pasado a ser el epicentro de la conexión con estudiantes, personal docente, investigadores, personal administrativo y hasta con los proveedores. Los sitios web de las universidades llevan años creciendo y evolucionando para adaptarse a la nueva realidad, pero ese crecimiento conlleva, inevitablemente, complejidad.

Somos testigos de primera mano del fenomenal aumento de las necesidades que experimentan los equipos de marketing y comunicación de las Universidades. Prácticamente todas las universidades gestionan una estructura de distintos sitios web en expansión. Cada una de estas instancias se ha ido creando para necesidades específicas, audiencias distintas y objetivos de negocio bien diferentes. Esta independencia puede fomentar la innovación y la agilidad a pequeña escala, pero indefectiblemente conduce a una experiencia fragmentada tanto para los usuarios como para los equipos internos. Es como una orquesta donde cada músico toca su propia melodía.

Con un enfoque de ecosistema web unificado y centralizado, las instituciones tienen la oportunidad de alinear sus activos digitales para amplificar el impacto de su misión. Pero igual que la fragmentación tiende a crear grandes ineficiencias, la centralización introduce el riesgo de bloqueo, si no se implanta con la flexibilidad necesaria para que se pueda distribuir el trabajo entre los distintos equipos internos. En definitiva, el nuevo sistema debe permitir la colaboración, aumentar la eficiencia y asegurar una presencia digital cohesiva y de alta calidad que respalde la misión completa de la institución.El objetivo no es el control rígido, sino la coordinación estratégica.

Un ecosistema web universitario funciona como una red interdependiente de plataformas, canales y equipos que, idealmente, colaboran a través del intercambio de información y recursos.

Los equipos de marketing, comunicaciones, y admisiones suelen operar de forma independiente entre si. Mayor aún es la separación de los equipos de investigación, en general. Sin embargo, comparten bastantes objetivos y, generalmente, todas las limitaciones. Implantar un modelo de ecosistema web ayuda a alinear los recursos a través de un enfoque colaborativo y estratégico, lo que resulta en un sistema más sostenible, más eficaz y mucho más productivo.

Es crucial entender que un ecosistema web universitario no es una estructura monolítica y única. Es un sistema interdependiente de sitios web, infraestructura y gobernanza que exige una toma de decisiones coordinada entre:

• Tecnología: Plataformas, arquitectura, hosting
• Estrategia de comunicación: Marketing, contenido, publicación.
• Gobernanza web: Políticas y responsabilidades.
• Marca: Prestigio, consistencia y coherencia

La coyuntura de mercado actual es ideal para realizar una migración a ecosistema web. La importante revolución en la que sumergimos a medida que avanzamos en la nueva era de la Inteligencia Artificial está llena de riesgos y oportunidades hace que esta migración tenga una trascendencia estratégica para las universidades. Para evaluar adecuadamente la decisión es necesario reflexionar sobre las fuerzas que cambian el mercado:

• La experiencia de usuario: Los usuarios de hoy, en todos los rangos de edad, están acostumbrados a experiencias de uso simples y de mucha calidad, tanto para los sitios web como en móvil. Sus expectativas respecto a la facilidad de uso y experiencias consistentes son muy altas, por tanto. Un enfoque de ecosistema web permite garantizar una UX coherente en los puntos de contacto digitales, y adaptarse más fácilmente a nuevos patrones online a través de mejoras iterativas.
• Accesibilidad: El contenido y las tecnologías web que no cumplan con la nueva normativa de accesibilidad se enfrentan a fuertes consecuencias legales para las instituciones. Sin una gobernanza sólida y soporte para garantizar el cumplimiento de la accesibilidad, el riesgo de incumplimiento de la normativa se dispara. El enfoque de ecosistema web ayuda a identificar y abordar estos problemas.
• Presupuestos limitados: La presión presupuestaria y de recursos que sufren las instituciones es enorme, y sin embargo cada vez se hace más imprescindible comunicar en más canales. Al gestionar los sistemas de forma colaborativa, como parte de un ecosistema, se aprovechan eficiencias y se reduce la costosísima estructura hundida de un sistema desintegrado.
• Inteligencia Artificial al servicio de tu equipo y de tus usuarios: La moderna arquitectura de Griddo permite conectarse a servicios de IA e integrarlos en los procesos de trabajo para mejorar la eficiencia y la mantenibilidad del ecosistema. Además, al disponer de todo el contenido estructurado y centralizado emergen nuevas capacidades explotables mediante la Inteligencia Artificial.
• Preparado para los nuevos modelos de búsqueda y la IA: La explosión en la adopción de los LLMs está a redefiniendo cómo se busca y consume el contenidos. Ya se habla de búsquedas de cero clicks, lo que es muy descriptivo del fenómeno. Estas herramientas son tremendamente útiles, pero exclusivamente si las fuentes son fiables, su información es correcta, está actualizada y todo el contenido está adecuadamente organizado. La IA hace que la publicación de contenido organizado, preciso y útil sea aún más necesaria. Es necesario reconsiderar la estructura y taxonomía del contenido, así como su calidad y su relevancia. Es necesaria una a estrategia de contenidos conectados.

A la hora de considerar un proyecto de la envergadura que supone cambiar todo el ecosistema web de una universidad, hay que tener un plan adecuado y socios de confianza y con experiencia probada. Griddo está diseñado para ser la plataforma que no solo entiende, sino que resuelve los desafíos deconstruir, implementar y mantener un ecosistema web universitario cohesionado y efectivo, por lo que es la plataforma adoptada por las universidades de mayor prestigio.

Un programa de construcción de ecosistema web de una universidad puede enfocarse de distintas formas, es importante tener en cuenta cuales son los objetivos de la institución.

Big bang

El programa big bang se acomete inicialmente mediante el cambio de las webs que más impacto van a tener en la consecución de los objetivos principales de la universidad: aumento de matriculación, mejora de la percepción de marca, y modernización de la experiencia digital.

En este caso, será muy importante hacer una fase de análisis profunda, que permita extraer el máximo partido de los beneficios de crear el ecosistema web:

• Centralización del contenido core para mejorar la eficiencia y facilitar su uso: El contenido de la oferta académica y normativa (programas académicos, perfiles de profesores, noticias institucionales) debe estar estructurado y gestionado centralmente para su reutilización. Griddo permite unificarlo, bien gestionándolo directamente, bien integrándose con las fuentes. Y como Griddo permite la gestión multi-sitio, se puede reutilizar el contenido, asegurando:
  • Consistencia: Información precisa dondequiera que el usuario acceda.
  • Eficiencia: Actualizaciones centralizadas, cambia una vez, despliega en todas las instancias del dato. El ahorro de tiempo y la reducción de errores son enormes.
  • UX optimizada: Una experiencia de usuario más simple y fluida entre los gestores de las distintas webs, con el consiguiente ahorro de tiempo y mejora de la seguridad.
• Inversión en activos compartidos: herramientas y sistemas transversales a distintos departamentos y funciones (analíticas, personalización, búsqueda, DAM) deben gestionarse centralmente. Griddo, como DXP, se integra con estas herramientas, reduciendo la necesidad de múltiples suscripciones y mejorando la integración de datos.

Proyecto Piloto

El enfoque de proyecto piloto, se inicia acometiendo las webs que han quedado obsoletas tecnológicamente, pero que son importantes para cubrir servicios internos, a estudiantes, o de comunicación institucional o de investigación. En general esta aproximación busca gestionar el riesgo.

Estructura de prioridades

De una forma u otra, es importante catalogar los distintos sites de la universidad en tres segmentos según su criticidad e impacto en el negocio. Una aproximación habitual a esta categorización es:

A diferencia de la aproximación habitual de usar diferentes CMS para diferentes niveles de sitios, Griddo permite gestionar todo tu ecosistema web, desde la página principal de la institución hasta las páginas de programas de nicho, desde una única plataforma. La consecuencia directa es que el “Total Cost of Ownership” de una solución centralizada y bien gestionada como Griddo sea imbatible.

Por si esto fuera poco, Griddo es una plataforma preparada para el futuro que le ayuda a realizar la transición desde otros sistemas obsoletos, lo que resulta crítico desde un punto de vista estratégico.

Griddo: tu aliado en la construcción del ecosistema web universitario del futuro

Las instituciones de educación superior sufren la complejidad de un entorno que está viviendo cambios en el panorama digital exponencialmente acelerados. El enfoque del ecosistema web establece un planteamiento estratégico y una sólida base para aportar claridad, eficiencia y coordinación.

La combinación de control centralizado y de la imagen de marca y el modelo de gobernanza, junto con la flexibilidad de crear contenidos de forma distribuida a la institución por fin está a disponible. La tecnología basada en sistemas flexibles y escalables que permitan a tus equipos hacer su mejor trabajo, ofreciendo una experiencia superior a tus audiencias ya está aquí.

Griddo no solo te proporciona esta plataforma estratégica, sino que te ofrece las herramientas y la arquitectura (no-code, MACH, impulsada por IA, con un sistema de diseño propio y adaptado a tu marca) para construir un ecosistema web universitario robusto, eficiente y cohesionado. Es la clave para transformar la fragmentación en una ventaja competitiva y asegurar que tu institución prospere en la Nueva Era de la Búsqueda.