Comparativa · Intranet/ECM
Alternativa a SharePoint
La herramienta correcta para compartir documentos y colaborar puertas adentro. No la plataforma pensada para la web que ve un futuro estudiante.
SharePoint es una plataforma de gestión documental y colaboración interna sólida, reconocida como Líder por Gartner en esa categoría. No fue diseñada para gobernar la web pública de una universidad con múltiples facultades, campus e idiomas — y Microsoft lo dejó por escrito en 2015.
La Gran Diferencia
Cada cosa en su sitio
La información institucional, la gestión reputacional, la imagen de marca y la oferta académica no se gestionan como un tablón de anuncios interno.
SharePoint está en casi todas las universidades. Es donde viven los documentos, las intranets y la colaboración interna del día a día, y lo hace bien. La pregunta no es si SharePoint sirve, sino para qué.
En 2015, Microsoft discontinuó la función de sitio web público de SharePoint y remitió a sus clientes a proveedores especializados. Es decir: el propio fabricante dejó por escrito que su herramienta no está pensada para gobernar la web pública que ve un futuro estudiante.
Esta comparativa parte de esa perspectiva. No cuestiona SharePoint como gestor documental, donde Gartner lo reconoce como Líder, sino que separa ese caso de uso del de una web de captación universitaria con múltiples facultades, campus e idiomas.
Un producto pensado para informar, no para publicar
La documentación oficial de Microsoft sobre cómo planificar un Communication Site en SharePoint es clara sobre el objetivo del producto: a diferencia de un Team Site, pensado para colaborar en la creación de contenido, un Communication Site existe para que los lectores lean — no para que un equipo cree y convierta.
La universidad de Tufts, en su guía interna de IT, lo traduce a un ejemplo cotidiano: un Communication Site sirve para difundir noticias a una comunidad amplia con pocos editores publicando — no para la colaboración de muchos equipos a la vez.
Ese es el patrón inverso al de una web de captación universitaria. En el caso de la captación necesitas que muchas personas — coordinadores de programa, admisiones, comunicación de facultad — puedan publicar, y que lo hagan para convertir visitantes en solicitudes, no solo para informar.
Comparativa función a función
Griddo vs. SharePoint, en detalle.
Por qué la arquitectura no ayuda
Hay una razón técnica detrás de esta fricción, y no es un detalle menor.
SharePoint no procesa automáticamente las imágenes en distintos tamaños ni permite elegir un punto focal para los recortes — funciones que cualquier CMS moderno resuelve de fábrica. Su modelo de renderizado de página viene de una era anterior al desarrollo por componentes que domina la web actual, lo que complica cualquier personalización de marca y genera conflictos constantes entre el CSS propio de SharePoint y el de la universidad.
El resultado, según un análisis especializado en desarrollo web, es que usar SharePoint como CMS intensivo exige “un equipo de programación sólido que conozca el software a fondo”.Es exactamente lo contrario de lo que necesita un equipo de marketing que quiere publicar con autonomía.
Gestor Documental
Griddo File Drive Manager
Griddo dispone de su propio gestor documental, con funcionalidades que lo convierten en una solución potente y productiva
Siempre que hacemos una demo de Griddo File Drive manager la expresión se repite.
Solo la funcionalidad de reemplazar el pdf sin que haya que actualizar las rutas de los enlaces vale el precio de toda la licencia
Y es que hay un momento durante el inicio del curso en el que la gestión de los nuevos planes de estudio resulta muy compleja. Muchas iteraciones por parte de los profesores implican tantas actualizaciones por parte de los editores en la web. El trabajo y los errores se apilan, salvo que el documento y su URL se traten como dos objetos independientes. En detalles como este se explica la modularidad de Griddo.
Descubre File Drive ManagerCoste real
Comparativa de precios.
El espejismo de “ya viene incluido”
Muchas universidades llegan a SharePoint por la misma razón: ya está pagado dentro de la licencia de Microsoft 365. Parece gratis.
Es el mismo espejismo que ocurre con el software de código abierto que promete cero coste de licencia: el coste no desaparece, se traslada. En SharePoint se traslada al desarrollo a medida que hace falta para procesar imágenes, adaptar el diseño o construir flujos de aprobación razonables — trabajo que un CMS pensado para publicación pública ya trae resuelto.
Para Universidades
Cómo lo resuelve Griddo
Diseñar para el problema correcto, desde el inicio.
Griddo es un DXP diseñado específicamente para universidades, con la publicación de marketing y comunicación como caso de uso central — no como una adaptación posterior de una herramienta pensada para otra cosa.
El Live Author Experience permite editar, ver el resultado en tiempo real y publicar, sin instalar nada y sin depender de quién tenga acceso a un ordenador concreto. La vista previa incluye cada formato de pantalla, así que la pregunta de si una página se ve bien en móvil deja de ser una duda de última hora.
El Embedded Design System resuelve el problema de personalización que SharePoint traslada al desarrollador: cada página respeta la identidad visual de la universidad automáticamente, sin rondas de revisión de marca. Y el gestor de medios de Griddo procesa y optimiza las imágenes en los formatos y tamaños necesarios en el momento de subirlas — la función que SharePoint no trae de fábrica.
Los flujos de aprobación existen cuando una universidad los necesita, pero se configuran por etapa y por rol, no por defecto sobre cada imagen. Y el contenido estructurado — noticias, eventos, programas — se actualiza una vez y se refleja en todos los sitios donde aparece, en lugar de tener que replicarlo página por página.
No es la primera vez que una universidad resuelve este mismo cuello de botella. Pablo Landaluce, responsable de Comunicación en CUNEF Universidad, lo describe así tras migrar desde su plataforma anterior (WordPress, no SharePoint, pero con el mismo síntoma de dependencia de IT): publican programas diez veces más rápido que antes.
Para quién es cada plataforma
No hay una respuesta única.
Griddo es ideal si…
- Universidades con varias facultades, campus o marcas que necesitan una web pública con gobernanza delegada por sitio
- Equipos de marketing y comunicación que necesitan publicar sin depender de aprobaciones de IT para cada imagen o página
- Instituciones que quieren coste de escalado predecible y publicado, sin negociar cada sitio nuevo
SharePoint encaja si…
- Intranets internas y portales de colaboración documental donde el público es la propia comunidad universitaria autenticada, no un visitante anónimo
- Instituciones ya profundamente invertidas en el ecosistema Microsoft 365 que necesitan gestión documental y flujos de trabajo internos de facultad o administración
- Equipos de IT que priorizan mantener toda la colaboración interna dentro de un único proveedor, aunque eso signifique construir la web pública sobre otra plataforma
No es lo que Microsoft recomienda desde 2015, cuando discontinuó la función 'SharePoint Online Public Website' que permitía crear sitios accesibles sin iniciar sesión. La documentación oficial de Microsoft sobre Communication Sites define su propósito como informar a los lectores, no como herramienta para publicar y convertir una web de captación.
Desde el 31 de mayo de 2026 no se puede contratar como producto suelto: Microsoft retiró los planes standalone Plan 1 (5$/usuario/mes) y Plan 2 (10$/usuario/mes), citando baja demanda y mayor coste operativo de mantenerlos. Ahora solo se obtiene dentro de un bundle de Microsoft 365, desde 6$/usuario/mes en Business Basic. El coste real depende del número de usuarios licenciados en el tenant, no del número de sitios que se publiquen.
Microsoft es Líder en las categorías de Content Services Platforms y Document Management de Gartner — gestión documental y colaboración interna, no Digital Experience Platforms ni ninguna categoría de CMS orientado a web pública. El reconocimiento es real y hay que decirlo: el desajuste no es de calidad de producto, es de categoría de producto frente al caso de uso de una web de captación universitaria.
No. Griddo sustituye la capa de gestión de la web pública, no el resto de Microsoft 365. Los equipos pueden seguir usando SharePoint para intranet, documentos y colaboración interna exactamente igual que antes; Griddo se ocupa de la web que ve un futuro estudiante.
Depende de cómo se mida. El precio de entrada de SharePoint parece más bajo porque se factura por usuario, no por sitio — pero no existe un plan que incluya, con precio público, una web pública multisite gestionada por marketing. El coste de implementación de un sitio público sobre SharePoint vía partner (5.000 a más de 100.000 dólares, sin oferta propia de Microsoft) y el hecho de que las funciones de IA (Copilot) se facturan aparte del plan base cambian la comparación cuando se mide el coste real de tener una web pública funcionando, no solo el precio de la licencia.
En el modelo Enterprise de Griddo, el contrato de AWS pertenece a la universidad, que elige la región donde se despliega su instancia. Microsoft 365 ofrece mecanismos equivalentes y razonablemente maduros — Multi-Geo (add-on de pago) y el EU Data Boundary (sin coste adicional para tenants en la UE/EFTA) — así que en este punto concreto ambas plataformas ofrecen opciones serias, y la elección depende de los requisitos específicos de infraestructura de cada institución.
Datos verificados por última vez: julio de 2026.
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